Aides à la mise en œuvre

eHealth Suisse soutient les régions de fourniture des soins dans le cadre de leurs projets de mise en œuvre, respectifs en mettant à leur disposition des aides à la mise en œuvre sous forme de documents explicatifs.

Les aides à la mise en œuvre n’ont pas de caractère juridiquement contraignant. Elles donnent des indications sur la manière de réaliser certaines tâches dans l'environnement des réseaux numériques. Les acteurs concernés sont libres d’adopter les propositions et recommandations formulées.

Depuis des années, la prescription de médicaments est rédigée à la main à l'aide de blocs d'ordonnances. Ces dernières années, celles-ci sont de plus en plus créées et imprimées électroniquement. L'aide à la mise en œuvre a le but de présenter le défi et de fournir un soutien pour la définition et la mise en œuvre futures de l'ordonnance électronique d'un point de vue procédural. Le guide de mise en œuvre s'adresse à toutes les parties prenantes impliquées dans le processus de prescription électronique.

De plus en plus de personnes en Suisse souffrent de maladies non transmissibles. C'est pourquoi la Confédération et les cantons ont élaboré une stratégie nationale de prévention des maladies non transmissibles. Dans ses mesures, celle-ci prévoit notamment de promouvoir la saisie structurée des données relatives aux mesures préventives dans le DPP. Afin que la saisie structurée de ces données soit à la fois techniquement réalisable et réponde aux besoins des patients, la Fédération Suisse des Patients a élaboré, en collaboration avec la communauté de référence CARA, la Direction de la santé publique de Fribourg et le Réseau fribourgeois de santé mentale (RFSM), une aide à la mise en œuvre à l'attention des communautés de référence.

La complexité des métadonnées donne lieu à une baisse de la qualité de la classification. Par conséquent, la recherche de documents devient plus difficile et le risque de ne pas voir certains documents est accru. La complexité des métadonnées s’explique de différentes manières. L’une des causes de cette complexité est la mise en œuvre de systèmes primaires sur le portail. La présente aide à la mise en œuvre vise à présenter, à l’intention des communautés (de référence), des hôpitaux et des producteurs de système primaires, des suggestions de mise en œuvre des solutions proposées en vue d’améliorer l’affichage et la gestion des métadonnées.

Pour les patients et les professionnels de la santé, la médication actuelle fait partie des informations les plus fréquemment requises et les plus importantes pour le traitement. Le dossier électronique du patient (DEP) devrait donc leur donner accès à tout moment à des données aussi récentes que possible sur la médication.

Une aide à la mise en œuvre a été élaborée pour favoriser un traitement correct des informations sur la médication dans le DEP. Elle se concentre sur la saisie et la disponibilité d’une liste la plus complète possible de tous les médicaments qui sont prescrits actuellement aux patients ou qu’ils prennent à titre d’automédication.

La nouvelle aide à la mise en œuvre fournit un catalogue de critères qui peut servir de base aux institutions de santé pour l’acquisition de produits informatiques conformément au DEP. Elle contient les exigences pour le raccordement (en profondeur) au DEP et peut être appliqué de manière modulaire, en fonction de la thématique en question. Le document s’adresse aux institutions de santé et aux professionnels de la santé qui souhaitent disposer de leur propre raccordement au DEP ainsi qu’aux cantons en tant que responsables du domaine des soins.

 eHealth Suisse a mis en place un site Internet propre à une thématique qui permettra aux fournisseurs de systèmes primaires de mettre à la disposition du public les autodéclarations concernant les possibilités de raccordement du DEP relatives à leurs produits. Dans cette optique, nous avons également publié une aide à la mise en œuvre concernant cette autodéclaration. 

Dans le cadre de traitements médicaux, l'échange de données générées au cours de procédures d'imagerie médicale telles que des examens radiologiques peut s'avérer nécessaire. L'aide à la mise en œuvre technique d'eHealth Suisse a pour but de fournir aux communautés (de référence) et aux fournisseurs de plateformes DEP un soutien pour le raccordement des archives DICOM à l'infrastructure DEP. Selon la base légale applicable, les communautés (de référence) doivent s'assurer que le raccordement des archives d'images au DEP est conforme à la norme IHE. L'aide à la mise en œuvre décrit deux options de raccordement : La fourniture de contenu DICOM par une archive DICOM conforme au DEP ou à l'aide d'un adaptateur XDS-I pour les archives non conformes.

eHealth Suisse a élaboré une aide à la mise en œuvre, en collaboration avec des organisations de patients, des ligues de santé et d'autres organisations à but non lucratif spécialisées dans le domaine de la santé ainsi que des communautés de référence et les cantons. Ce document vise à aider les organisations mentionnées à lancer des mesures ayant pour objectif de développer les compétences de la population en matière de DEP.

Les communautés (de référence) peuvent réduire leurs risques opérationnels en introduisant le DEP avec une phase pilote d'exploitation en testant et en optimisant dans un premier temps les processus opérationnels dans un cercle limité d'établissements de soins et de patients.

L’aide à la mise en œuvre « Phase pilote d'exploitation » détaille les étapes de cette phase pilote, ainsi que les activités que les communautés (de référence) peuvent mettre en place. La mise en œuvre d'une phase opérationnelle pilote est facultative.

Le Health Provider Directory (HPD) est le répertoire national des organisations de santé et des professionnels de la santé qui sont enregistrés en tant qu’utilisateurs du DEP. Il fait partie intégrante des services de recherche centraux.  La mise à disposition d’informations sur les organisations de santé et les professionnels de la santé enregistrés est essentielle pour permettre aux patients d’accorder ou de retirer leurs droits d’accès. Afin de présenter aux patients la structure du HPD de manière claire et compréhensible et de simplifier l’octroi des droits d’accès, une aide à la mise en œuvre a été élaborée à l’intention des communautés (de référence) pour la saisie, dans le HPD, des organisations de santé, des professionnels de la santé et des groupes de professionnels de la santé.

Les représentants techniques des éditeurs de moyens d’identification (identity providers) et des fournisseurs de plateformes DEP sont tombés d’accord sur une extension de la transaction de renouvellement de l’IdP. Celle-ci sera complétée par un nouvel élément visant à augmenter la sécurité des données. La transaction de renouvellement de l’IdP est utilisée par les plateformes DEP, les systèmes primaires ainsi que les portails destinés aux patients et aux professionnels de la santé, afin de prolonger une session utilisateur sans que l’utilisateur ne doive se connecter à nouveau. Dans le cadre des conférences, les représentants des fournisseurs ont décidé de compléter la transaction par une signature qui identifie clairement le système demandeur. Cette extension de la transaction va au-delà des mesures de sécurité obligatoires, sans pour autant augmenter notablement les charges liées à la mise en œuvre.

Compte tenu de l’introduction décentralisée du DEP, il est indispensable de coordonner étroitement les activités de communication au niveau national et cantonal. C’est pourquoi un groupe de travail dirigé par eHealth a élaboré, en collaboration avec l’OFSP, la CDS et des représentants des cantons et des communautés de référence, une aide à la mise en œuvre précisant les compétences en matière de communication. Elle s’appuie sur des exemples de cas pour examiner et concrétiser les rôles ainsi que les tâches, les compétences et les responsabilités des différents acteurs. Les dispositions répondent à la question « Qui communique ? » et s’appliquent aux acteurs suivants : la Confédération, les cantons, eHealth Suisse et les communautés (de référence). Elles servent de lignes directrices pour les autres organisations qui sont amenées à communiquer sur le DEP.

Les citoyens peuvent choisir librement le prestataire, ou communauté de référence, auprès duquel ils souhaitent ouvrir et tenir un dossier électronique. Ils ont également le droit de changer à tout moment de communauté de référence. Pour qu’un tel changement soit possible, les communautés de référence ont défini ensemble, dans le cadre d’un groupe de travail temporaire, le processus de migration d’un DEP d’un prestataire à un autre. Les résultats figurent dans l’aide à la mise en œuvre « Changement de communauté de référence ».

Les communautés (de référence) utilisent une infrastructure complexe dotée de systèmes informatiques de différents exploitants qui sont interconnectés. Lorsque des modifications sont apportées, des erreurs peuvent survenir, entravant le bon fonctionnement de l’ensemble du système. Afin que les communautés soient à même d’identifier au plus vite ce type de problème, une aide à la mise en œuvre concernant les contrôles du fonctionnement dans les environnements de production du DEP a été élaborée, détaillant l’approche à adopter pour garantir la qualité et l’interopérabilité du DEP.

L’aide à la mise en œuvre « Informations pertinentes pour le traitement » s’adresse aux communautés (de référence) et aux institutions et professionnels de la santé affiliés, qui sont responsables de la mise en œuvre du DEP. Elle formule des recommandations concernant les documents à télécharger dans le DEP (médication, rapports, diagnostics, etc.). L’aide à la mise en œuvre contient des diagrammes arborescents pour les professionnels de la santé et les patients, qui permettent de déterminer quelles sont les informations pertinentes pour le DEP. En outre, il est conseillé aux communautés de référence de mettre à la disposition de leurs patients des modèles dans les domaines des directives anticipées, des données d’urgence et du don d’organes, à télécharger dans le DEP. Un guide relatif au traitement des métadonnées et aux fonctions de tri et de recherche complète le document.

Les professionnels de la santé peuvent recourir à du personnel auxiliaire pour traiter à leur place les données et les documents dans le DEP. Pour qu’ils puissent avoir accès au DEP, les auxiliaires se voient attribuer un identifiant univoque, le Global Location Number (GLN), puis sont référencés dans la base de données de la fondation Refdata. Pour le processus d’octroi du GLN, deux options ont été définies par un groupe de travail temporaire. L’aide à la mise en œuvre décrit les deux possibilités qui s’offrent aux communautés (de référence) pour identifier de façon univoque et référencer les auxiliaires auprès de Refdata.

Suite à l’entrée en vigueur du nouveau Règlement européen sur la protection des données (RGPD) le 25 mai 2018, la question s’est posée de savoir si ses dispositions s’appliquaient aussi aux communautés de référence et au DEP. Pour y répondre, eHealth Suisse a fait élaborer une aide à la mise en œuvre. Celle-ci explique dans quels cas la législation européenne sur la protection des données s’applique hors de l’UE, quels sont les aspects à prendre en considération et quelles en sont les conséquences pour les communautés et les communautés de référence. L’aide à la mise en œuvre indique en outre comment l’applicabilité de la législation européenne peut être évitée.

Quiconque ne peut ou ne veut pas gérer lui-même son DEP peut déléguer cette tâche à un représentant. Toutefois, l’ordonnance d’exécution sur le DEP est peu diserte sur les conditions d’attribution d’une représentation et renvoie aux dispositions du code civil. Suite à de multiples demandes, eHealth Suisse a élaboré une aide à la mise en œuvre, « Représentants dans le cadre du DEP », qui explicite l’application de ces dispositions dans ce cadre précis. Ce document contient des directives pratiques, relatives, par ex., à la limite d’âge pour les enfants et les adolescents, des graphiques arborescents illustrant la procédure pour tous les groupes d’âge, des formulaires et des informations générales. La fiche d’information en résume les points principaux.

Comme le DEP n’accepte que certains formats de fichiers de versions spécifiques, il faut parfois commencer par convertir au format adéquat les documents originaux avant leur téléchargement – soit dans le cas des fichiers PDF les versions PDF/A-1 et PDF/A-2, sécurisées pour l’archivage. Un groupe de travail temporaire dont faisaient partie l’OFSP, les communautés de référence, des experts en logiciels et eHealth Suisse a examiné diverses solutions envisageables. Il en est résulté une brève aide à la mise en œuvre.

La création d’un dossier électronique du patient (DEP) est facultative pour les patients. Leur consentement constitue donc une étape importante. Les communautés de référence sont chargées de se procurer les déclarations de consentement. La nouvelle aide à la mise en œuvre élaborée par eHealth Suisse « Consentement à l’ouverture d’un dossier électronique du patient » les soutient dans ce processus. Elle présente les exigences légales et formule des recommandations sur le déroulement, les différents rôles et les aides. Par ailleurs, elle comprend des modèles indicatifs pour informer les patients et le formulaire de consentement.

 La mise en œuvre décentralisée du dossier électronique du patient (DEP) suscite les mêmes questions dans de nombreux cantons, comme dans les futures communautés DEP : comment amener les professionnels de santé à s’approprier le DEP ? Comment motiver les patients à y participer ? Comment gérer les questions éthiques difficiles ? Dirigeant depuis plusieurs années un projet, MonDossierMédical, basé sur de nombreux éléments du DEP, le canton de Genève s’est forgé une précieuse expérience du dossier médical numérique. eHealth Suisse s’est servi de cette expérience pour élaborer une aide à la mise en œuvre utile également à d’autres utilisateurs.

La protection et la sécurité des données sont des thèmes majeurs du dossier électronique du patient (DEP). Par conséquent, le droit du DEP prévoit nombre de mesures strictes, relatives à la technique et à l’organisation. L’aide à la mise en œuvre « Protection et sécurité des données dans le DEP » décrit comment une communauté peut les concrétiser.

Avec l’entrée en vigueur de la loi fédérale sur le dossier électronique du patient (LDEP), les cantons doivent vérifier la compatibilité de leur législation avec la LDEP et ses ordonnances et procéder, le cas échéant, aux adaptations nécessaires. En 2016, eHealth Suisse a publié l’aide à la mise en œuvre « Adaptations légales dans les cantons » afin de soutenir les cantons dans le cadre de ce processus. Ce document livre une vue d'ensemble des adaptations légales prévues ou exécutées ces dernières années dans les cantons. Par ailleurs, une check-list doit servir aux cantons d'aide à la mise en œuvre.

La loi sur le dossier électronique du patient (LDEP) ne contient aucune disposition concernant le financement de communautés et communautés de référence. Par conséquent, un groupe de travail a, sous la houlette d'eHealth Suisse, mis en lumière la situation et le niveau de connaissances actuels en 2016. Le groupe de travail a notamment établi une check-list subdivisée en différents modules : « Vision », « Stratégie » et « Modèle de financement ». En indiquant l'un après l'autre les problèmes importants à résoudre pour financer l'exploitation de communautés ou de communautés de référence, ces modules permettent d'identifier suffisamment tôt d'éventuels obstacles à la mise en œuvre. Pour compléter la check-list, l’aide à la mise en œuvre renvoie également aux solutions existantes pour surmonter les problèmes de financement.